Uma intimação não lida pode impedir que a defesa da empresa seja examinada no processo administrativo fiscal, mesmo quando há argumentos para contestar a cobrança. O alerta foi apresentado por Sérgio Magalhães, conselheiro do CARF, no Tax Summit - Roadshow, nesta terça-feira (27/10), no Prodigy Santos Dumond. Sua recomendação: começar a gestão de riscos tributários pelo acompanhamento dos avisos e pela definição de responsáveis.
Na palestra “Da obrigação à prevenção: como construir uma operação fiscal mais inteligente”, no palco Tax Operations, Magalhães apresentou reflexões pessoais, sem falar em nome do CARF ou da Receita Federal.
Segundo ele, os autos de infração entregues em 2025 somaram R$ 223 bilhões, e 54% do valor lançado ainda estava em discussão administrativa. O conselheiro afirmou que o processo leva de oito a nove anos, embora espere redução desse prazo com as reformas realizadas.
Magalhães relatou casos em que empresas abriram intimações eletrônicas quando o prazo de defesa já havia passado. Na situação descrita, explicou, a ciência tácita ocorre após 15 dias sem abertura da comunicação no domicílio tributário eletrônico, iniciando a contagem do prazo para impugnação.
A pergunta que dirigiu à plateia resume o controle necessário: “quem é o responsável por ver essa caixa e com que frequência vê essa caixa?”.
O conselheiro também criticou a concentração da gestão tributária em uma única pessoa. Em um dos casos apresentados, atribuir a omissão de receita ao contador não afastou a responsabilidade da empresa. Terceirizar a execução, sustentou, não significa transferir integralmente a responsabilidade.
Um exemplo relatado a partir de um livro de compliance tributário envolveu uma transportadora. Segundo Magalhães, incentivos ao aumento do faturamento estimularam vendas sem conhecimento de transporte, com dinheiro entrando no caixa sem contabilização como receita.
A auditoria identificou falhas de integração, mas também um problema no sistema de incentivos. A lição apresentada foi que tecnologia e controles precisam considerar a cultura da empresa — discussão próxima da necessidade de rever processos tributários antes de migrar o ERP.
A restrição de equipe apareceu na palestra e encontra contexto no TPI — Tax Performance Index, da Confeb, de 2026: entre as empresas respondentes, 51% apontaram falta de tempo como barreira para melhorar o desempenho dos indicadores tributários, e 46% citaram capacitação da equipe.
Magalhães recomendou reduzir a escala da checagem, sem abandonar a prevenção. O ponto de partida é inventariar obrigações e cruzar os riscos com o plano anual de fiscalização. Ele citou o plano de 2025 como referência inicial.
Sua proposta foi organizada em quatro frentes:
| Frente | Ação recomendada |
|---|---|
| Antecipar | Mapear obrigações e priorizar riscos |
| Evidenciar | Organizar provas e conciliá-las com sua origem |
| Decidir | Avaliar tese, exposição e custo da disputa |
| Responder | Acompanhar intimações e apresentar elementos no momento adequado |
Esse trabalho dá aplicação prática à matriz de riscos tributários orientada a decisões, em vez de limitar o controle ao registro dos problemas.
O conselheiro propôs seis perguntas antes de entrar no processo administrativo: a tese é forte? A prova é boa? Quanto está em jogo? Quanto custa esperar? Qual é o risco de multa? O problema se repete?
Também alertou que guardar documentos não basta: é preciso conciliá-los com sua origem. Essa organização se conecta à defesa do auto de infração com provas por cobrança.
Magalhães previu maior restrição à apresentação de provas apenas no recurso e possível valorização dos esforços de conformidade na aplicação de multas. Ressaltou que são perspectivas futuras, não benefícios automáticos. Para a rotina atual, sua orientação foi construir a documentação e a credibilidade desde o procedimento fiscal, sem esperar a disputa chegar ao CARF.
Este conteúdo foi produzido com apoio de inteligência artificial e revisado pela equipe editorial da Live University.